การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการดำเนินการจัดการในหน่วยงานกลายเป็นสิ่ง จำเป็นสำหรับการพัฒนาทั้งด้านคุณภาพและปริมาณเพื่อการสนองต่อเป้าหมายของหน่วยงานนั้น ๆ ดังนั้นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานขนาดเล็กจนถึงองค์กรระดับประเทศจึงไม่ใช่เรื่องที่แปลกการที่หน่วยงานต่าง ๆ จะมีระบบสารสนเทศไม่ใช่เรื่องยาก (หากมีงบประมาณ) แต่การบริหารระบบเทคโนโลยีสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศมีความหลากหลายและเปลี่ยนแปลงรวดเร็วตามกระแสของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร ดังนั้นการวางแผนการดำเนินงานด้านระบบสารสนเทศจึงต้องคำนึถึงเรื่องราวต่าง ๆจำนวน มากและจำเป็นต้องมีแผนการหรือนโยบายดำเนินการต่าง ๆ จำนวนมกา ในบทความนี้เป็นเพียงการแนะนำให้รู้จักกับแผนแม่บทสำหรับเทคโนโลยี สารสนเทศอย่างง่าย ๆ เท่านั้น แผนแม่บทกับงานไอที
คำว่า "แผนแม่บท "มีความหมายในตัวคือ เป็นแผนการหรือนโยบายหลักที่ใช้เป็นต้นแบบซึ่งแผนการย่อยต่าง ๆ ที่มี อยู่จะต้องมีความสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกันกับแผนแม่บทดังจะเห็นแผนแม่บทในเรื่องต่าง ๆ มากมาย ในปัจจุบันได้มีการกำหนดแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศในหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อที่จะได้เป็นกรอบและนโยบายในการดำเนินการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เช่น จัดหาและนำเทคโนโลยีฮาร์แวร์ ซอฟต์แวร์ อุปกรณ์รอบข้าง และรบบเครือข่ายโทรคมนาคมมาใช้ให้เหมาะสมและลดความซ้ำซ้อน ทำไมต้องมีแผนแม่บท
การจัดทำแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยให้มีภาพรวมของระบบสารสนเทศที่สนับสนุนและสอดคล้องกับแผนกและการดำเนินงานตามภารกิจหลักของหน่วยงาน และเป็นกรอบหรือแนวทางในการดำเนินการ รวมถึงการพิจารณาต้นทุน การดำเนินการของหน่วยงานต่าง ๆ ด้วย เนื่องจากแผนแม่บทไอทีมีการวางแผนการใช้ทรัพยากรเทคโนโลยีสารสนเทศ ทั้งด้านอุปกรณ์ งบประมาณและบุคลากร แผนแม่บทไอทีจะช่วยให้มีการใช้สารสนเทศให้สอดคล้องกับแผนปฏิบัติการต่าง ๆ ภายในหน่วยงานอย่างเหมาะสมและลดความซ้ำซ้อน ซึ่งเป็นส่วนก่อให้เกิดความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากการขาดแผนการดำเนินงานที่ดี หน่วยงานที่ทำแผนแม่บทไอทีมักมีวัตถุประสงค์ใกล้เคียงกัน ดังนี้ - เพื่อแก้ไขปัญหา อุปสรรค์ ที่เกิดขึ้นในระบบที่ใช้งาน หรือปรับปรุงระบบงานเดิมที่ใช้งานอยู่ให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
- เพื่อให้การออกแบบสำหรับระบบใหม่สอดคล้องกับความต้องการอย่างแท้จริง โดยให้สามารถนำระบสารสนเทศไปช่วยในการปฏิบัติงานได้จริงในส่วนนี้จะต้องคำนึงถึงความเกี่ยวข้องในเรื่องของการกำหนดสถาปัตยกรรมในระบบต่าง ๆ เช่น
- การออกแบบสถาปัตยกรรมระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อระบุความต้องการทรัพยากรต่าง ๆ
- การออกแบบโครงสร้างระบบงานและสารสนเทศ
- การออกแบบโครงสร้างระบบงานเครือข่าย ทั้งภายในหรือเครือข่ายภายนอก
- การจัดลำดับความสำคัญของระบบงานย่อยต่าง ๆ
- การฝึกอบรมทางเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาบุคลากร
- การประเมินผลกระทบและความสำเร็จของระบบงานเชิงคุณภาพ
- เพื่อวิเคราะห์และประเมินค่าใช้จ่ายระบบงานประกอบด้วยการวางแผนสำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดหาเครื่องมือ อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ ทั้งปรับเปลี่ยนระบบเดิมและสร้างระบบใหม่หากจำเป็น การเชื่อมโยงสื่อสารข้อมูล ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาอุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ การพัฒนาระบบงาน การผึกอบรม ค่าใช้จ่ายในการจ้างที่ปรึกษาควบคุมดูแล การดำเนินงานของโครงการ ค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียมข้อมูล และวิเคราะห์ช่วงเวลาการทำงานว่าตรงตามกำหนดหรือไม่เพื่อที่สามารถปรับเปลี่ยนแก้ไขได้
เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าจะนำระบบสารสนเทศมาใช้กับหน่วยงานหรือไม่ หรือนำมาใช้ในรูปแบบใด และลำดับขั้นตอนในการดำเนินการจะเป็นอย่างไร
ขั้นตอนการสร้างแผนแม่บท หน่วยงานที่ต้องการสร้างแผนแม่บททางสารสนเทศสำหรับหน่วยงานตนเองสามารถทำโดยการว่าจ้างบุคคลหรือ บริษัทด้านไอทีเป็นผู้วางแผนแม่บทให้(IT Outsourcing)หรือดำเนินการด้วยบุคลากรภายในหน่วยงานซึ่งทั้งสองวิธีก็มีทั้งข้อดีและ ข้อเสียทีแตกต่างกัน สำหรับแนวทางหลักในการดำเนิดการสร้งแผนแม่บทจะประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
- การศึกษาระบบงานเดิมและความต้องการของหน่วยงานตลอดจนนโยบายของหน่วย โดยศึกษาจากระบบและบุคลากรในหน่วยงาน
- การวิเคราะห์ปัญหาต่าง ๆ ในระบบเดิมที่ใช้โดยการวิเคราะห์สภาพการจัดระบบงานสารสนเทศของหน่วยงานในเรื่องของความ พร้อมด้านอุปกรณ์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ อุปกรณ์พ่วงต่อ และระบบเครือข่าย การสื่อสารโทรคมนาคม รวมถึงบุคลากร โดยพิจารณาทั้ง ปริมาณ คุณภาพ และข้อจำกัดต่า ๆ โดยการจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
ออกแบบและเลือกวิธีการดำเนินการระบบใหม่เพื่อแก้ปัญหาที่มีอยู่ในระบบเดิม
แผนการดำเนินงานตามวิธีที่เลือกในเรื่องของการลงทุนและช่วงเวลาที่ใช้และทบทวนใหม่ (เนื่องจากแผนแม่บทไอทีจะมีความเกี่ยวเนื่องกับเรื่องต่าง ๆ มากมาย ทำให้ต้องมีช่วงเวลาในการปรับแผนบางส่วน) เพื่อให้การใช้ระบบสารสนเทศมีความเหมาะสมและตรงตามความต้องการมากที่สุด ตลอดจนสามารถรองรับงาน และมาตรฐานในอนาคตได้ เช่น การกำหนดช่วงเวลาในการเตรียมการจัดหา และกำหนดคุณสมบัติของอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ อุปกรณ์พ่วงต่อ ซอฟต์แวร์ การจัดการข้อมูล และระบบเครือข่ายการสื่อสารโทรคมนาคม (เนื่องจากเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงเร็วทำให้ช่วงเวลาในการจัดการที่ต่างกันนั้นจะได้อุปกรณ์มีคุณสมบัติแตกต่าง กัน แต่ต้องใช้งานร่วมกันได้) และกำหนดช่วงเวลาที่จะพัฒนาหรือเปลี่ยนแปลงระบบซึ่งอาจใช้เครื่องมือย่างเช่น Milestones , Critical Path Method(CPM) หรือ Gantt Chart ช่วยในการดำเนินการได้
แผนการพัฒนาบุคลากรเพื่อการใช้งานระบบให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตั้งแต่ให้ผู้บริหารระดับสูงเห็นความสำคัญ และบุคลากรระดับต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสามารถใช้งานไอที เช่น การจัดฝึกอบรม
กำหนดกฎต่าง ๆ สำหรับระบบสารสนเทศ เพื่อให้มีความเสถียร และสามารถใช้งานได้อย่างปกติ เช่น กำหนดกฎเกี่ยวกับเรื่องระบบความปลอดภัยข้อมูลกฎเกี่ยวกับการใช้งานและอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม กฎเกณฑ์ต่าง ๆ ไม่ควรให้ผู้ใช้รู้สึกว่าถูกบีบหรืออึดอัดในการใช้งาน มิฉะนั้นแล้วระบบสารสนเทศจะไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้
สรุปและพยากรณ์ผลการดำเนินการทั้งด้านการลงทุนและสิ่งที่จะได้รับหลังการดำเนินการ เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าคุ้มกับการลงทุนหรือไม่และจะมีการดำเนินการอย่างไรต่อไป
สรุป แผนแม่บทไอทีเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการดำเนินการทางด้านสารสนเทศของหน่วยงานต่าง ๆ และแผนแม่บทนี้จะบรรลุวัตถุประสงค์ก็ต่อเมื่อบุคลากรที่ใช้เห็นความสำคัญและสามารถใช้งานได้จริง รวมถึงผลลัพธ์ทั้งเชิงปริมาณ และคุณภาพที่ได้นั้นต้องเพิ่มขึ้นคุ้มค่ากับการลงทุน ไม่ว่าจะเป็นงานบริการหรือการค้าก็ตาม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น